Liiketoimintakriittisen projektin – kuten ERP tai CRM-projektin – käyttöönoton suunnittelu on haastava tehtävä. Näitä steppejä seuraamalla käyttöönotto onnistuu.
Koska käyttöönoton suunnittelu pitää aloittaa?
Käyttöönoton suunnittelu on hyvä aloittaa toteutusvaiheen aikana ja käyttöönottosuunnitelman tulee olla valmis ennen hyväksymistestauksen alkua. Moniin tehtäviin, kuten tiedottamiseen yms. on varattava riittävästi aikaa.
Vinkki: Usein totutusvaiheessa, kun testataan, määritellään ja tehdään kovalla kiireellä, projektiryhmän fokus maalitauluun, eli onnistuneeseen käyttöönottoon, hieman katoaa. Käyttöönoton suunnittelu auttaa priorisoimaan tekemistä ja tuomaan fokuksen takaisin projektiin.
1) Tee hahmotelma käyttöönottosuunnitelmasta
Aloita tekemällä hahmotelma käyttöönottosuunnitelmasta. Älä pyri liikaan tarkkuuteen tässä vaiheessa. Hahmottele aikataulut ja katkoajat. Ota suunnitteluun mukaan toimittaja(t) ja IT. On tärkeää varmistaa, että aikatauluhahmotelma on realistinen.
Tämä, korkean tason hahmotelma käyttöönotosta tarvitaan kommunikaation takia. Hahmotelma auttaa keskustelua liiketoimintayksiköiden vetäjien kanssa – ei törmätä ns. tyhjän taulun ongelmaan, vaan on jotain jota lähteä työstämään.
2) Käyttöönotton suunnittelu liiketoiminnan kanssa
Vinkki: käyttöönottosuunnitelma kannattaa käydä läpi pienellä porukalla, liiketoiminta-alue kerrallaan. Suunnittelun ei pidä olla luento, jossa kerrot, miten käyttöönotto tehdään, vaan tarkoituksena on aidosti suunnitella se liiketoiminnan kanssa. Tämä onnistuu paremmin pienemmällä porukalla.
Ensimmäisessä vaiheessa ei tarvitse listata tarkasti jokaista tehtävää, vaan mietitään suuremmat linjat ja riskit liiketoiminnan kannalta.
- Selvitä, mitkä toiminnot ovat kriittisimmät, ja joiden toiminta täytyy varmistaa – keskity näihin jatkossa erityisen tarkasti
- Käy läpi käyttökatkoajat, ja arvioikaa niiden vaikutus liiketoimintaan – sesongit, kampanjat, muut vaikutukset
- Tehkää riskikartoitus liiketoiminnan näkövinkkelistä – tarkoitus on löytää konkreettisia asioita joihin voi reagoida, ei mitään ympäripyöreitä juttuja
- Sopikaa, miten ja koska asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa viestitään
Kun nämä suuremmat linjaukset on tehty, mennään tarkemmalle tasolle:
- Miettikää, mitä tehtäviä täytyy saada valmiiksi ennen käyttöönottoa. Listatkaa kaikki tehtävät
- Miettikää, mitä tehtäviä täytyy saada valmiiksi käyttöönoton aikana. Listatkaa kaikki tehtävät
- Miettikää Go/No-Go päätöspisteet. Päättäkää etukäteen millä kriteereillä käyttöönottoa EI voida jatkaa ja kuka tekee päätöksen
- Aikatauluttakaa ja resursoikaa tehtävät
3) ERP-projektin migraatio- ja konversiosuunnitelma
Tärkeintä on aloittaa migraatioiden ja konversiojen suunnittelu hyvissä ajoin. Tietoa siirretään massiivisia määriä ja niiden siivoamiseen ja mäppäämiseen kuluu aikaa. Uuden järjestelmän käyttöä ei ole mukava aloittaa, jos vanhat sotkut seuraavat järjestelmästä toiseen.
Toinen tärkeä asia on suunnitella miten livedata, esim. avoimet tilaukset, laskut yms. siirretään järjestelmästä toiseen käyttöönoton yhteydessä.
4) Käy käyttöönottosuunnitelma läpi projektitiimin kanssa
Nyt sinulla on olemassa aikataulut, tehtävät, resurssit, tekniset toimenpiteet ja riskienhallintasuunnitelma. Muodosta niistä edustava projektisuunnitelma, joka käydään läpi projektitiimin kanssa.
Suunnitelma sisältää helposti satoja tehtäviä kymmenille ihmisille. Siksi projektisuunnitelman rakenne pitää olla sellainen, että sen edistymistä voidaan seurata. Alla on hyvä perusrakenne käyttöönottosuunnitelmalle:
- Valmistelut + tiedotus + resurssivaraukset (hyvissä ajoin ennen käyttöönottoa)
- Esitehtävät käyttöönottoa edeltävälle viikolle
- Go/No-Go tarkastuspiste
- Itse käyttöönoton / yliheiton tehtävät
- Go/No-Go tarkastuspiste
- Validointi / tuotantotesti
- Go/No-Go tarkastuspiste
- Päivä 1 tuotantokäytössä
- Tarkastuspiste
- Päivä 2 tuotantokäytössä
- Tarkastuspiste
Vinkki: Kun suunnittelet ERP-projektin käyttöönottoa, unohda Excelit ja Power Pointit suosiolla. Käyttöönoton suunnitteluun on olemassa hyviä ohjelmistoja, jotka auttavat suunnitelman tekemisessä ja etenemisen seurannassa. Meidän ProjectTOP-ohjelmisto on erikoistunut ERP-projektien suunnitteluun ja toteutukseen.
Suunnitelma käydään läpi ja ensiksi hyväksytään (tai tehdään muutosehdotus) projektitiimin kanssa. Sen jälkeen suunnitelma hyväksytetään ohjausryhmässä tai muussa päättävässä elimessä. Hyvään suunnitelmaan perustuen ohjausryhmän on helppo tehdä oikeita päätöksiä ja ihmisten on helppo sitoutua suunnitelmaan jonka tekemiseen he ovat osallistuneet.
Käyttöönottosuunnitelman ensimmäinen version on valmis. Nyt on aika testata suunnitelman toimivuus käyttöönottoharjoituksella.
Vinkki: Huomioi ihmiset! Yleensä tässä vaiheessa projektia ihmiset ovat rasittuneita tai jopa burn outin partaalla. Älä tee liian kireää suunnitelmaa. Se vain vaarantaa liiketoiminnan ja ihmisten hyvinvoinnin.
5) ERP-projektin käyttöönottoharjoitus
Käyttöönottoharjoitus on tulevan käyttöönoton kenraaliharjoitus. Sillä varmistetaan, että käyttöönottosuunnitelma toimii, eikä käyttöönotto vaaranna liiketoimintaa.
Käyttöönottoharjoituksella simuloidaan mahdollisimman tarkasti oikeaa liveksi menoa samalla kun hyväksymistestaus aloitetaan.
Vinkki: Hyväksymistestauksen aloittaminen käyttöönottoharjoituksena parantaa testauksen laatua huomattavasti!
Suorittakaa kaikki suunnitellut tehtävät, laittakaa integraatiot päälle, tehkää validoinnit yms. aivan kuten menisitte liveksi. Kirjatkaa tehtävien suorittamiseen kuluva aika ja lisätkää suunnitelmaan kaikki puuttuneet tehtävät.
Vinkki: Käyttöönoton tehtävien seuranta onnistuu todella näppärästi ProjectTOPilla. Tehtävät on helppo ryhmitellä kategorioihin omien Go/No-Go päätöspisteiden yhteyteen ja seurata koko ajan livenä käyttöönoton edistymistä.
6) Käyttöönottosuunnitelman viimeistely
Tarkenna tai muuta suunnitelmaa kenraaliharjoituksen ja hyväksymistestauksen havaintojen perusteella.
Tehkää takaisinvetosuunnitelma ja käykää vielä läpi Go/No-Go päätöspisteet. Lyökää lukkoon resursointi- ja tukisuunnitelma sekä kommunikointisuunnitelma. Takaisinvetosuunnitelma tehdään käyttöönoton jokaiselle Go/No-Go päätöspisteelle. Se on liiketoiminnan vakuutus. Mitä paremmin riskikartoitus ja takaisinvetosuunnitelma tehdään, sitä varmemmin siihen ei tarvitse turvautua!
Go/No-Go päätöspisteet ovat taas ajan hetkiä käyttöönottosuunnitelmassa, joihin liittyy tietyt tehtävät, jotka täytyy tehdä ennen ko. päätöspistettä jotta käyttöönotossa voidaan edetä. Jos tehtäviä ei saada ajallaan valmiiksi, voidaan tehdä informoituja päätöksiä käyttöönoton jatkamisesta tai takaisinvedosta.
