Kiire tuhoaa kehitysprojektit

Onko sinulla töissä koko ajan kiire? Liikaa töitä ja liian vähän aikaa. Aikataulut painavat päälle ja koko ajan on priorisoitava? Ja kaiken päälle on tehty päätös aloittaa koko liiketoiminnalle kriittinen kehitysprojekti, joka on kaikista tärkein.

Kiire on jännitteinen tila, jolla on suhde aikaan.

Kiire on henkilökohtaisesti koettu rasittava tunne siitä, että on toimittava liian nopeasti. Jatkuvalla kiireellä on ruumiillisia ja henkisiä haittavaikutuksia. Mikäli kiire saa aikaan unenpuutetta tai ravinnonpuutetta, kiire voi aiheuttaa välittömiä ruumiillisia vahinkoja esimerkiksi aivoihin. Lähde https://fi.wikipedia.org/wiki/Kiire

Maailman tärkein kehitysprojekti?

Olen tehnyt kehitysprojekteja pääsääntöisenä työnäni yli 20 vuoden ajan. Yksi varmin merkki tulevista ongelmista on se, kun projektin aloitustilaisuudessa johtaja kertoo, että nyt alkava Projekti on yrityksen tärkein kehityshanke. Projektin onnistuminen on kriittisen tärkeää yrityksen tulevaisuuden kannalta. Mutta kun projektia aletaan resursoimaan, tekijöiden ajankäyttöön suhtaudutaan ylioptimististisesti. Kaikilla on niin paljon töitä, että eivät ehdi oikeasti keskittymään tähän yrityksen tärkeimpään projektiin.

Kehitysprojektin johtaminen

Esimerkki epäonnistuneesta kehitysprojektista

Alla esimerkki erään vaikeuksiin joutuneen, liiketoiminnalle kriittisen projektin epäonnistumisen yhdestä juurisyystä:

Riskin tunnistaminen

Projektin suunnittelun aikana oli tehty riskikartoitus, jossa resurssien riittävyys oli nostettu esiin.

Varautumissuunnitelmaan oli kirjoitettu oletettu vastaus: Varmistetaan resurssien riittävyys!

Eli varautumissuunnitelmaan kirjattiin normaali korulause,

 

 

Riskin unohtaminen

Hyväksytty projektisuunnitelma oli kuitenkin tällainen:
…Projektiin ei palkata henkilöstöä, vaan tarkoituksena on, että henkilöt suorittavat projektiin liittyvät tehtävät oman työnsä ohella….

Eli vaikka projekti oli nostettu kaikkein tärkeimmäksi hankkeeksi, niin sen toteuttamiseen ei varattu aikaa. Lopputuloksena oli suuria ongelmia hyväksymistestauksessa ja käyttöönoton siirtyminen puolella vuodella eteenpäin.

 

Projektien johtaminen

Itseaiheutetun kiireen tulos

Itseaiheutetun kiireen tuloksena kustannukset nousivat yli reilusti budjetin. Digiloikka jäi saavuttamatta, koska päätöksenteon perusteena olleet, hienot ominausuudet jäivät toteuttamatta. Tavoiteena oli helpottaa henkilöiden päivittäisiä rutiineja, mutta kävikin päinvastoin.

Syylliseksi valittiin se helpoin, eli toimittaja, jonka kykenemättömyys toteuttaa toivottu ratkaisu pilasi projektin. Tarkempi tutkimus antoi kuitenkin toimittajalle suurimmilta osun synninpäästön.  Oikea syy oli itseaiheutettu kiire.

5 vinkkiä kiireeseen

Ongelmien välttäminen on teknisesti erittäin helppoa. Varataan resursseille riittävästi aikaa työstää projektia.

Jatkuvaan kiireeseen raon tekeminen voi olla hankalaa. Tässä kuitenkin pari vinkkiä projektin onnistumisen varmistamiseen.

Onnistunut projekti
  1. Resursoi realistisesti. Varaudu haasteisiin, koska niiden selvittämiseen kuluu aikaa. Haluat todennäköisesti parhaat tekijät projektiisi. Huomioi, että niin todennäköisesti haluavat muutkin.
  2. Ole ajoissa, tee varaukset kalentereihin minimissään kuukautta ennen. 
    Avainhenkilöiden puuttuminen palavereista tuhoaa niiden hyödyllisyyden.
  3. Tee projekti tutuksi. Selvitä itsellesi tarkkaan projektin kulku ja kommuniokoi se myös muille.
  4. Markkinoi projektia ja sitouta. Porukat haluaa olla onnistujien joukossa.Hyvällä tuulella projekti matkaa iloisesti onnistuneeseen käyttöönottoon. 
  5. Unohda Excelit ja sähköpostijohtaminen. Hanki aito projektijohtamisen työkalu, jonka avulla jokainen resurssisi tietää tarkalleen mitä pitää tehdä, missä järjestyksessä ja mihin mennessä.

ProjectTOP on projektinhallintaohjelma ERP-projekteille, joissa haluat onnistua

Me ProjectTOPilla haluamme johdattaa vaativan ERP-projektisi maaliin menestyksekkäästi. Meiltä saat käyttöösi sekä helppokäyttöisen ProjectTOP-projektinhallintaohjelmiston että asiantuntijoiden palvelut projektinhallintaan, testaukseen ja mentorointiin.

Suomen parhaat ERP-osaajat palveluksessasi!

Projektisi onnistuu helppokäyttöisen seuranta- ja testausohjelmiston ja ammattilaisten tuen avulla. 

Meillä on 200+ projektin kokemus Suomen haastavimmista ERP-hankkeista ja kanssamme on vieläpä helppo ja mukava toimia :).

Jos sinulla on ERP-projekti tulossa, ole ehdottomasti yhteyksissä, ja katsotaan, miten voimme auttaa!

Viimeisimmät artikkelit