Onko sinulla töissä koko ajan kiire? Liikaa töitä ja liian vähän aikaa. Aikataulut painavat päälle ja koko ajan on priorisoitava? Ja kaiken päälle on tehty päätös aloittaa koko liiketoiminnalle kriittinen kehitysprojekti, joka on kaikista tärkein.
Kiire on jännitteinen tila, jolla on suhde aikaan.
Kiire on henkilökohtaisesti koettu rasittava tunne siitä, että on toimittava liian nopeasti. Jatkuvalla kiireellä on ruumiillisia ja henkisiä haittavaikutuksia. Mikäli kiire saa aikaan unenpuutetta tai ravinnonpuutetta, kiire voi aiheuttaa välittömiä ruumiillisia vahinkoja esimerkiksi aivoihin. Lähde https://fi.wikipedia.org/wiki/Kiire
Maailman tärkein kehitysprojekti?
Olen tehnyt kehitysprojekteja pääsääntöisenä työnäni yli 20 vuoden ajan. Yksi varmin merkki tulevista ongelmista on se, kun projektin aloitustilaisuudessa johtaja kertoo, että nyt alkava Projekti on yrityksen tärkein kehityshanke. Projektin onnistuminen on kriittisen tärkeää yrityksen tulevaisuuden kannalta. Mutta kun projektia aletaan resursoimaan, tekijöiden ajankäyttöön suhtaudutaan ylioptimististisesti. Kaikilla on niin paljon töitä, että eivät ehdi oikeasti keskittymään tähän yrityksen tärkeimpään projektiin.
Esimerkki epäonnistuneesta kehitysprojektista
Alla esimerkki erään vaikeuksiin joutuneen, liiketoiminnalle kriittisen projektin epäonnistumisen yhdestä juurisyystä:
Riskin tunnistaminen
Projektin suunnittelun aikana oli tehty riskikartoitus, jossa resurssien riittävyys oli nostettu esiin.
Varautumissuunnitelmaan oli kirjoitettu oletettu vastaus: Varmistetaan resurssien riittävyys!
Eli varautumissuunnitelmaan kirjattiin normaali korulause, hyväksytty projektisuunnitelma oli kuitenkin tällainen:
Riskin unohtaminen
…Projektiin ei palkata henkilöstöä, vaan tarkoituksena on, että henkilöt suorittavat projektiin liittyvät tehtävät oman työnsä ohella….
Eli vaikka projekti oli nostettu kaikkein tärkeimmäksi hankkeeksi, niin sen toteuttamiseen ei varattu aikaa. Lopputuloksena oli suuria ongelmia hyväksymistestauksessa ja käyttöönoton siirtyminen puolella vuodella eteenpäin.
Itseaiheutetun kiireen tulos
Itseaiheutetun kiireen tuloksena kustannukset nousivat yli reilusti budjetin. Digiloikka jäi saavuttamatta, koska päätöksenteon perusteena olleet hienot ominaisuudet jäivät toteuttamatta. Tavoitteena oli helpottaa henkilöiden päivittäisiä rutiineja, mutta kävikin päinvastoin.
Syylliseksi valittiin se helpoin, eli toimittaja, jonka kykenemättömyys toteuttaa toivottu ratkaisu pilasi projektin. Tarkempi tutkimus antoi kuitenkin toimittajalle suurimmilta osin synninpäästön. Oikea syy oli itseaiheutettu kiire.
5 vinkkiä kiireeseen
Ongelmien välttäminen on teknisesti erittäin helppoa. Varataan resursseille riittävästi aikaa työstää projektia.
Jatkuvaan kiireeseen raon tekeminen voi olla hankalaa. Tässä kuitenkin pari vinkkiä projektin onnistumisen varmistamiseen.
- Resursoi realistisesti. Varaudu haasteisiin, koska niiden selvittämiseen kuluu aikaa. Haluat todennäköisesti parhaat tekijät projektiisi. Huomioi, että niin todennäköisesti haluavat muutkin.
- Ole ajoissa, tee varaukset kalentereihin minimissään kuukautta ennen.
Avainhenkilöiden puuttuminen palavereista tuhoaa niiden hyödyllisyyden. - Tee projekti tutuksi. Selvitä itsellesi tarkkaan projektin kulku, ja kommuniokoi se myös muille.
- Markkinoi projektia ja sitouta. Porukat haluaa olla onnistujien joukossa. Hyvällä tuulella projekti matkaa iloisesti onnistuneeseen käyttöönottoon.
- Unohda Excelit ja sähköpostijohtaminen. Hanki aito projektijohtamisen työkalu, jonka avulla jokainen resurssisi tietää tarkalleen mitä pitää tehdä, missä järjestyksessä, ja mihin mennessä.
