Vaatimusmäärittely Digiloikkaan
Perinteinen ongelma haastavissa IT-hankinnoissa on se, miten kirjoitetaan kattava vaatimusmäärittely. Miten saada imuroitua liiketoimintojen asiantuntijoilta riittävä informaatio kattavan vaatimusmäärittelyn pohjaksi?
Toimintojen asiantuntijat tuntevat hyvin oman osa-alueensa tavan toimia sekä kehitystarpeet. Mutta miten kirjoittaa vaatimus uuden ratkaisun hankintaan? Siinäpä kysymys, jonka ratkaisemiseksi kerron yhden hyväksi koetun vaihtoehdon.
Toimintojen osa-alueiden ja toiminnallisuuksien tunnistaminen
Kun imuroidaan informaatiota toiminnoilta, kannattaa rakenne vaatimuksille tehdä toimintojen mukaiseksi, jotta asiantuntijoiden on helppo löytää ja ymmärtää osa-alueet kokonaisuuksina.
Jokaisen osa-alueen alle luodaan listaus toiminnoista, jotka uuden ratkaisun tulee kattaa. Lisätään myös ne osa-alueet, jotka on huomioitava uuden ratkaisun käyttöönotossa.
Luotuun listaukseen määritellään jokaiselle toiminnolle vastuuhenkilö, joka vastaa kyseisen toiminnon kuvauksen edistämisestä.
Asiantuntemuksen imurointi vaatimuksille
Koska tarjouspyyntöön liitettävän, laadukkaan vaatimuksen kirjoittaminen on usein vaikeaa, kannattaa edetä hieman kiertotietä, esimerkiksi seuraavasti:
Pyydetään asiantuntijoita kuvaamaan toiminnon nykytilanne, kehitystarpeet ja kertomaan siihen liittyvät tapahtumamäärät.
Nykyisen toimintamallin kuvaaminen on asiantuntijalle helppoa etenkin, kun heidät ohjeistetaan tekemään kuvaus oikealla tasolla. Hankinnan lisäksi nykytilanteen kuvaus on hyödyksi toteutusprojektin aikana.
Kehitystoiveiden ja nykyisen ratkaisun kipupisteiden kirjaaminen tulee yleensä luonnostaan nykytilanteen kuvaamisen yhteydessä. Kehitystoiveita ja tarpeita on lisäksi hyvä käsitellä yhteisissä työpajoissa.
Tapahtumamäärät tarvitaan tiedoksi, kun päätetään vaatimusten kriittisyys. Kriittisyyden määrittelyllä varmistetaan tärkeiden toimintojen toteutus, mutta ei laiteta pakolliseksi vaatimuksia, joihin liittyy vain vähän tapahtumamääriä.
Jos halutaan edetä markkinakartoituksen kautta, niin kerätyt tiedot ovat hyvä perusta keskusteluihin järjestelmätoimittajaehdokkainen kanssa.
Keskustelut, työpajat
Laadukkaan määrittelyn taustalla on myös yhteistyö ja keskustelut. Vaatimukselle tulee pystyä merkitsemään, mitkä vaativat vielä käsittelyä ja mitkä ovat valmiita. ProjectTOPiin vaatimukselle kirjatut keskustelut ovat käytettävissä sekä tarjouspyyntöön liitettävien vaatimusten kirjoituksessa että tulevassa toteutusprojektissa.
Vaatimukset tarjouspyyntöön
Tehdyn selvityksen perusteella tarjouspyyntöön liitettävien vaatimuksien kirjoittaminen voidaan tehdä laadukkaasti. Selvitys tapahtumamääristä auttaa päätöksenteossa, pitääkö vaatimus merkitä pakolliseksi.
Selvityksessä tehty työ on hyödynnettävissä toteutusprojektin määrittely- ja testausvaiheissa sekä tunnistettaessa toimintatapojen muutokset.
Sen lisäksi, että kuvattu menetelmä parantaa vaatimuksien laatua, se myös nopeuttaa toteutusprojektin läpimenoaikaa. Määrittelyvaihe ja testitapausten kirjoittaminen on nopeampaa parempien lähtötietojen avulla.
Esimerkki
Alla esimerkki vaatimusmäärittelyn esiselvityksestä.
Minkälaiset vaatimukset sinä kirjoittaisit, jos nykytilanteen kuvaus, kehitystoiveet ja tapahtumamäärät olisivat alla kuvatut?
Nykytilanteen kuvaus
- Vaatimuksia hallinnoidaan Excelillä. Excelissä on useita välilehtiä ja vähintäänkin satoja kaavoja soluissa.
- Excelistä on ohjeistuksen mukaan yksi master-versio, mutta käytännössä Excelin versioita on useita.
- Tarjouspyyntöä varten tehdään oma Excel.
Tarjouksessa vastaukset vaatimuksiin tulevat omalla Excelillä. - Kehitysehdotuksien ja muutospyyntöjen osalta tehdään manuaalinen vertaus vaatimusmäärittelyyn.
- Kun toteutusprojekti on hyväksymistestausvaiheessa, analysoidaan manuaalisesti, mitkä vaatimukset ovat toteutuneet ja mitkä vielä avoinna. Tämä työ on todella raskas, manuaalinen ja vie paljon aikaa.
- Hankkeissa voi olla monta toimittajaa ja tällä hetkellä vertailu eri toimittajien vaatimusten toteutumisesta on työlästä.
Kehitystoiveet
- Vaatimusten toteutumisen raportointi pitää automatisoida
- Tarvitaan jatkumo vaatimuksien käsittelylle hankintavaiheesta toteutusprojektin valmistumiseen. Käsittelyketju ei saa katketa jokaisessa käsittelyvaiheessa eri Excel versioihin
- Toteutusprojektin hyväksyntävaiheessa tulee olla käytettävissä kaikki kommunikaatio vaatimukseen liittyen
- Nykytilanteen kuvaus
- Keskustelut
- Kehitystarve
- Tapahtumamäärät
- Neuvottelumenettelyn tulokset
- Tarjouspyynnön vaatimus
- Toimittajan vastaukset
- Toiminnallisuudet, joilla vaatimus toteutuu
- Muutospyynnöt
- Testitapaukset, virheet, testaustulokset
- Tarvitaan reaaliaikainen raportointi vaatimusten toteutumisesta
- Raportit tarvitaan osa-alueittain
- Mahdollisuus vertailla useamman vaatimusmäärittelyn toteutumista yhtä aikaa
Tapahtumamäärät
- Yleensä teknisiä, EI-toiminnallisia vaatimuksia on hankinnoissa 50 – 200
- Toiminnallisia vaatimuksia pienemmissä hankinnoissa 30 – 50
- Isoimmissa hankinnoissa yli 500
- Hankintoja tehdään jatkuvasti
Koekäyttö on paras tapa tutustua ProjectTOPiin
- Täytät vain oheisen lomakkeen.
- Saat huomiseksi ProjectTOP-asennuksen ja pääset aloittamaan käytön. ProjectTOP sisältää selkeät ohjeet ja käyttö on yksinkertaista.
- Kun haluat jatkaa käyttöä 30 päivän koekäytön jälkeen, se onnistuu saumattomasti.
