Vaatimukset on perinteisesti hallinnoitu Exceleillä. Nyt tarjolla olisi mahdollisuus edetä työkaluun, joka on suunniteltu vaatimusten hallintaan. Tässä listattuna muutamia hyötyjä, joita saatte, kun uskallatte vaihtaa perinteisen tavan nykyaikaiseen toimintamalliin.
Et tarvitse enää erillisiä versioita Exceleistä
Vaikka Excelissä on nykyisin ihan hyvät toiminnot yhtäaikaiselle muokkaukselle, niin kuitenkin aika normaalia on tallentaa Excelistä omia versioita ja muokkailla niitä. Tämä sen takia, että käyttäjä ei ryhmittelyillään tai suodatuksillaan rikkoisi mitään. Varsinkin, jos Excelissä monia välilehtiä ja paljon kaavoja.
ProjectTOPissa voit luoda jaettuja ja omia näkymiä vaatimuksiin turvallisesti, Voit
tarkastella esimerkiksi yhden osa-alueen, erityyppisiä, keskeneräisiä yms. vaatimuksia omilla näkymillä. Tämän kaiken voi tehdä yhtä aikaa muiden käyttäjien kanssa, ilman pelkoa kaavojen hajoamisesta.
Tieto ei pirstaloidu eri Exceleihin
Perinteisessä vaatimusmäärittelyssä luodaan Exceleitä, joissa jokaisessa on useita taulukoita. Yhden Excelin taulukoiden välille luodaan monimutkaisia kaavoja, joiden avulla saadaan yhteenvetoja ja laskettua pisteityksiä. Mutta vertailu eri Exceleiden välillä onkin sitten hankalampaa.
ProjectTOPissa kaikkien hankintojen vaatimukset ovat käsiteltävissä yhdessä näkymässä. Voit vertailla eri vaatimusmäärittelyjä ja tarkistaa esimerkiksi, miten tietoturvavaatimuksia on käsitelty eri hankinnoissa. Tai tutkia, miten vaatimukset ovat toteutuneet eri toteutusprojekteissa.
Vinkki: Jos haluatte historiadataa, niin voit helposti ladata aikaisempien hankintojen vaatimukset ProjectTOPiin.
Ohjattu tapa
Exceleihin tehdään perinteisesti yksi ohje-taulukko, jossa on ohjeistus miten taulukkoa pitää täyttää. Toki voit lisätä soluihin ja sarakkeisiin kommentteja tehdä tietojen tarkastussääntöjä.
ProjectTOPin konfiguraatio ohjaa kaikkia toimimaan sopimienne parhaiden käytäntöjen mukaan. Voitte itse määritellä työnkulut, joiden mukaan edetään. Yhdellä asettamisella ProjectTOP ohjaa kaikkia hankintoja toimimaan oikein. Kaikki tämä joustavasti. Voit esimerkiksi asettaa EI-toiminnallisille vaatimuksille eri käsittelysäännöt kuin toiminnallisille.
Aktiviteettieditori
Excelin soluissa on omat rajoituksensa. Teknisesti vähemmän, mutta käytettävyys huononee, kun datan määrä solussa kasvaa.
ProjectTOPissa on jokaiselle riville oma editori, jossa vaatimusta käsitellään. Voit lisätä kuvaukseen pitkiäkin tekstejä ja näytönkuvia, ilman että lukeminen ja käsittely vaikeutuu. Voit konfiguroida muokkausruudun siten, että se ohjaa käyttäjää toimimaan laadukkaasti.
Massamuutokset
Exceliin voi tehdä kaavoja ja sen perusominaisuuksilla voi muokata helposti useita soluja.
ProjectTOPissa on valmiina skriptejä, ja voit tallentaa myös omia skriptejä, muutostyökaluun, ja ajaa niillä muutoksia valitsemiisi vaatimuksiin yhdellä ajolla. Esimerkiksi siirtää aikataulua, päivittää vastuuhenkilöitä, asettaa arvoja. Ei tarvitse arvailla, miten makro toimii, kun ProjectTOP varmistaa, että kaikki tapahtuu haluamallasi tavalla.
Audit trail
Kun Excelit on Sharepointissa tai vastaavassa, voit selata taaksepäin eri versioita ja tutkia muutoksia. Lisäksi voit ”Näytä muutokset”-toiminnolla tutkia, mitä muutoksia kyseiselle taulukolle on tehty.
ProjectTOPissa jokainen muutos tallennetaan lokiin, josta niitä voi helposti tarkastella. Saat nopealla vilkaisulla selville vaatimuksen koko historian. Tai jos haluat tietää, mitä muutoksia vaatimuksiin on tehty tietyllä aikavälillä. Myös jokainen kommentti koko vaatimuksen elinkaaren ajalta löytyy viestiketjusta.
Omat työlistat ja muistutukset
Exceliin on toki mahdollista tehdä suodatuksia henkilöiden mukaan ja lähettää sähköpostilla linkkejä kommentein. Mutta viestin ohjaus juuri yksittäisen vaatimukseen liittyen ei ole aina täsmällistä. ”Työkirjan linkki, taulukon Y, vaatimus 475 vaatii tarkennusta”
ProjectTOPin avulla jokainen henkilö löytää vastuullaan olevat vaatimukset Omat työt -näkymästä. Kun vaatimusta pitää kierrättää, on vaatimus helppo vaihtaa toiselle henkilölle käsiteltäväksi. Voit tehdä myös asetteluja ryhmien tai osastojen vastuulla olevista vaatimuksista.
Aina kun henkilö saa uuden vaatimuksen työlistalleen, saa hän siitä notifikaation. Jos henkilölle asetetaan useampia vaatimuksia, tulee siitä yksi ilmoitus, jossa on omat linkit jokaiseen vaatimukseen. Linkistä aukeaa tarkasti juuri se vaatimus, joka vaatii edistämistä.
Raportointi
Excelinkin avulla voi luoda joustavasti omia raportteja, kun taitaa pivotin ja kaavioiden tekemisen.
ProjectTOPissa on vaatimuksien edistymisen raportoinnille valmis pohja. Voit sen avulla luoda juuri teidän vaatimuksien hallintaan soveltuvan raportoinnin ja hyödyntää samaa asettelua kaikissa hankinnoissa. Yksi yhteinen malli auttaa tilannekuvan muodostamisessa.
Johtaminen
ProjectTOPin avulla tuet jatkuvaa kehittämistä. Voit seurata jokaisen vaatimusmäärittelyn laatua ja kehittää menetelmiä. Ei-toiminnallisten, teknisten ja tietoturvavaatimuksien ylläpito helpottuu. Voit parantaa vaatimuksien ja koko prosessin laatua jatkuvan kehittämisen keinoin.
