Vaatimustenhallinnan ongelmia
Vaatimusten suuri määrä
Kun hankitaan suurempaa ratkaisua, nousee vaatimusten määrä useisiin satoihin, monesti yli tuhanteen riviin. Tällaisen massan käsittely tehokkaasti on perinteisin menetelmin työlästä. Tämän seurauksena joudutaan usein hankinnan aikana lähettämään korjausversioita tai toteutusprojektin aikana nousee turhia muutospyyntöjä.
Excelin rajoitteet
Vaatimusten määrittelyssä ja listaamisessa Excel on perinteinen työkalu. Sen hyvänä puolena on muokattavuus ja monimuotoisuus, mutta usean henkilön yhteiskäyttöön tarkoitettuna tekstin tuottamisen välineenä sen rajoitteet tulevat nopeasti esille. Käyttäjille ei tarjota tehtäviä, vaan heidän tulee etsiä läpikäytävät kohdat oikean työkirjan version oikeasta taulukosta.
Tietojen häviäminen
Kun vaatimusmäärittelyn aikaisia perusteluja, keskusteluja tai päätöksiä ei tallenneta, nämä toteutusprojektille tärkeät tiedot häviävät. Usein toteutusprojektin henkilöt ovat eri henkilöitä, kun vaatimusmäärittelyn kirjoittajat. Kun hankinnan aikainen kommunikointi on hävinnyt, joudutaan varsinkin testauksessa arvailemaan, mitä yksittäinen rivi tarkoitti.
Ratkaisu: Vaatimusmäärittelyn tekeminen toiminnoittain soveltuvalla työkalulla
Prosessi
Hyvässä hankinnassa tuotamme käyttäjille ja prosesseihin soveltuvia toimintoja. Kuvaamalla toiminnot prosesseiksi heti hankinnan alussa, varmistamme vaatimusten kattavuuden. Näin saamme myös ymmärryksen siitä, mihin tarkoituksiin ratkaisua ollaan hankkimassa. Menetelmässämme vaatimusmäärittely aloitetaan prosessien ja toimintojen tunnistamisella eli onnistumisen edellytyksistä.
Prosessien kuvaaminen
Prosessien kuvaaminen ProjectTOP AI:n ja ProjectTOP Visualisoinnin avulla on nopeaa. Kirjoita tarve ja pyydä ProjectTOP AI:ta kirjoittamaan prosessi. Tarkista ja muokkaa teksti. Klikkaa Visualisointi painiketta ja sinulla on valmis prosessikuvaus.
Toiminnallisuuksien suunnitelma (Käyttötapaukset)
Kun prosessikuvat ovat valmiina, siirrytään listaamaan projektille toiminnallisuuksia. Aloita pyytämällä ProjectTOP AI:ta suunnittelemaan toiminnot, jotka liittyvät kyseiseen ratkaisuun. Kerro tarve lauseina mistä on kyse ja pyydä listaamaan toiminnot sekä käyttäjän että järjestelmän näkökulmasta. ProjectTOP AI tuottaa listauksen toiminnoista vaatimusmäärittelyn suunnitteluun.
Kun kyseessä on laajempi hankinta, esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmä, kannattaa tehdä toiminnallisuuksien suunnittelu osa-alueittain.
Toiminnallisuudet määriteltäväksi
Kun listaus on tarkastettu, asetetaan toiminnallisuudet vastuuhenkilöille / työryhmille kirjoitettavaksi. Tämä onnistuu helposti ProjectTOPin toiminnoilla.
Vaatimusmäärittelyn kirjoittajille syntyy suunnitelman perusteella selkeä listaus, mitä määrittelyjä heiltä odotetaan. Voit halutessasi tehdä työsuunnitelman myös jokaiselle työpajalle.
Toiminnallisuudet määriteltäväksi
HUOM! Alla olevat näytönkuvat ovat esimerkki siitä, kun korvataan nykyinen ratkaisu uudella toiminnanohjausjärjestelmällä.
Lomakkeen kenttiä ja määrittelyn prosessia voi muokata hankinnan luonteen mukaiseksi.
Vaatimusmäärittelyn tekeminen on helppoa, kun toiminnon asiantuntija saa kuvata omin sanoin toimintaa sekä kertoa kehitysehdotuksiaan. Esimerkiksi hyvä pohja vaatimusluettelon muodostamiseen sekä tulevalle toteutusprojektille saadaan selvittämällä nykyinen toiminta sekä siihen liittyvät kehitystoiveet, huomioiden strategiset tavoitteet.
Toiminnon vaatimusluettelo
Kun selvitykset on kirjoitettu omin sanoin, pyydetään ProjectTOP AI:ta muodostamaan vaatimuslistaus. Esiasetuksiin voidaan asettaa ehtoja ja sääntöjä vaatimusten muodostamiseen.
ProjectTOP AI muodostaa luettelon tarjouspyyntöön vietäväksi. Tämä listaus tulee tarkistaa ja muokata tarpeen mukaan.
Vaatimusmäärittelyn valmistuminen
Tekemällä vaatimusmäärittelyn ProjectTOPin avulla, voit reaaliaikaisesti seurata määrittelyn valmistumista.
Kun kaikki toiminnot on läpikäyty ja vaatimusluettelot muodostettu, voidaan tuottaa Excel tarjouspyynnön liitteeksi.
Tarjouspyynnön liite
Vaatimusluettelon saa helposti vietyä Exceliin yhdellä toiminnolla. Lataus Exceliin on esiasetettu valmiiksi, mutta voit tarvittaessa muokata asetukset teille tutun tarjouspyynnön liitteen mukaiseksi.
ProjectTOP tuottaa Excelin vaatimuksista sisältäen ohjeistukset ja kaavat sekä kentät toimittajien vastauksille.
Tarjouspyynnön Excel
Oletuksena Exceliin tulee yksi rivi / toiminto, mutta ProjectTOP AI:n avulla voidaan toiminnot jakaa myös omiksi riveiksi. Pitämällä toiminnot yhtenä asiakokonaisuutena, käsittely on nopeaa ja selkeää.
Hyödyt toteutusprojektille
Vaatimusmäärittelyn tekeminen toiminnoittain -menetelmän hyödyt realisoituvat toteutusprojektin aikana. Yleensä toteutusprojektin tekijät sekä asiakkaan että toimittajan puolella ovat eri henkilöitä kuin hankintavaiheessa.
Tällä menetelmällä voimme tuoda projektissa työskenteleville tiedoksi koko hankintavaiheen historian, nykytilan sekä keskustelut ja päätökset. Lisäksi käytettävissä on ProjectTOP AI tekoäly toteutuksen ja testauksen suunnitteluun.
