Kuinka vältän negatiivisen ilmapiirin projektissa

Kahvipöydässä kuulin, että projekti menee ihan päin mäntyä

Kahvipöydässä kertoivat, että uusi kehitysprojekti on menossa ihan päin mäntyä. Maarit kertoi: ”Ei ehdi projektipäällikkö vastaamaan kysymyksiin. Se vaan juoksee ympäriinsä.” Ja Pekka jatkoi, että: ”Toimittajan konsultit ovat ihan pihalla, ei ne ymmärrä mitä me tehdään.” Ja sit Tiina siihen vielä: ”Joo, niin ja se testauksen aloituskin meni ihan mönkään, mikään ei toiminut, ei mikään. Niin luvattiin kick offissa, että nyt tulee hyvä projekti. Tässä se taas nähdään, sama juttu joka kerta. Sutta ja sekundaa vaan syntyy…”

Mitä välii, ihan sama. Karavaani kulkee ja koirat haukkuu!

Projektipäällikkö saattaa helpostikin suhtautua mielipiteisiin välinpitämättömästi. Mutta jos liiketoiminnan henkilöt suhtautuvat projektiin negatiivisesti, vaikeutuu projektin tekeminen. Seuraavaksi mielipiteet kantautuvat johdon korviin ja projektipäällikön aika kuluu selittelyihin. Jatkossa projektin on vaikea saada hyviä tekijöitä. Projektin kokouksia jätetään väliin, koska muut työt priorisoituvat tärkeämmäksi. Projektin tuotoksiin aletaan suhtautua negatiivisesti, vaikka ne olisivatkin ihan OK. Henkilöiden työmotivaatio laskee ja tekemisen ilo katoaa. Onnistuminen tulee koko ajan vaikeammaksi.

Perussyitä, miksi projekti tuomitaan epäonnistumaan

Ongelmien juurisyy on usein projektien johtamisessa. Ei ole aikaa, välineitä tai kokemusta johtaa kehitysprojektia. Voi toki olla kokemusta siitä, kuinka ongelmissa oleva projekti pelastetaan, mutta ei siitä, miten estetään ongelmien syntyminen. Alla muutamia esimerkkejä, jotka aiheuttavat mielipahaa ja siten synnyttävät nurinaa: – Projektin menetelmät eivät ole kunn ossa. Kokouskäytännöt ovat kehittymättömiä. Skype-palavereiden tekniikka ei ole kunnossa.
”Ei, mulle ei sovi palaveri keskiviikkona aamulla, koska mulla on projektipalaveri. Toisaalta, ne projektipaltsut on sellaisia avohässäköitä, ettei mua siellä kukaan kaipaa. En mä sinne jaksa mennä, Golffaus on paljon hyödyllisempää kuin …”

  • Määrittelyvaihe toteutetaan huonosti. Pidetään epämääräisiä workshoppeja, joissa määritellään asioita yleisellä tasolla. Tai keskitytään asioihin, joita äänekkäimmät vaativat käsittelemään.
    ”Mä en kyllä ymmärtäny yhtään, mitä siellä työpajassa puhuttiin. Mikä ihmeen varasto-olosuhdearvo? Sitä ne vaan jänkkäs siellä sen Pekan kanssa, kun se jaksaa vouhottaa…”
  • Toteutuksen seuranta on puutteellista ja testaus on valmisteltu huonosti. Kun testaus aloitetaan, niin ratkaisu ei olekaan valmis. Testaajat tulevat paikalle innokkaina, mutta joutuvat pyörittelemään peukaloita.
    ”Ei toimi mikään. Edes tilausta ei voinut syöttää, kun tuli joku ihmeen erroriviesti. Kyllä mä senjo syksyllä tiesin, että pieleen menee.”
  • Avoimien asioiden ja kehitysehdotusten käsittely ei ole systemaattista. Ihmisillä on kysymyksiä, mutta he eivät saa niihin vastauksia. Lähetellään sähköposteja kiireessä ja huudellaan käytävillä. ”Mitenköhän ne meinaavat ottaa käyttöön sen uuden ohjelman, kun meillä on pääsiäisen sesonki alkamassa samaan aikaan? Marja ja Mikko ei ainakaan voi olla projektissa. Se on lafka nurin, jossesonkimyynti menetetään”

Miten negatiivisen ilmapiirin syntyminen estetään?

Yksi vaihtoehto on toki istua koko ajan kahvipöydässä ja tappaa jokainen huhu yksi kerrallaan. Tämän vaan on työlästä ja vaikeaa, jos kahvipöytiä on enemmän kuin yksi. Parempi vaihtoehto on estää negatiivisen aallon syntyminen. Johtaa projektia ja tehdä oikeita asioita oikeaan aikaan. Varata projektin johtamiseen riittävä määrä aikaa, jotta ehtii aidosti miettimään tulevien haasteiden ratkomista.

Taitava projektipäällikkö ei ole se, joka pelastaa projektin ongelmista vaan se, joka estää ongelmien syntymisen.

Varmista, että ainakin nämä ovat kunnossa

Alla oleva listaus ei ole kattava. Listasin asioita, joissa epäonnistuminen laittaa ihmiset nurisemaa. Paljon muitakin asioita pitää toki olla kunnossa.

  • Kun suunnittelet projektia, niin suunnittele myös raportointi. Varmista, että projektin työkalut ja menetelmät mahdollistavat reaaliaikaisen raportoinnin. Näin sinulla on välineet johtaa projekti onnistumiseen.
  • Projektille pitää pystyä esittämään kysymyksiä ja kehitysehdotuksia. Siis muutenkin kuin kahvipöydässä. Ja kysymyksiin vastaamisen tulee olla systemaattista. Huom! Tämä ei tarkoita sitä, että jokaisen vastauksen pitää miellyttää tai että vastauksen pitää tulla heti. Kysymysten keräämisestä on myös se hyöty, että monesti kysymys sisältää vastauksen, jolla estät tulevien ongelmien syntymisen.
  • Määrittely pitää tehdä nykyaikaisin menetelmin. Ei perinteistä määrittelyä, jossa konsultti kyselee asioita ja kirjaa määrittelyopukseen. Jos projekti lähtee heti alussa väärille raiteille, on korjaaminen kallista.
  • Toteutuksen seuranta pitää olla tarkkaa ja testaus suunniteltuna huolellisesti. Testausta ei pidä aloittaa suunniteltuna päivänä vaan silloin kun sen aloittamiseen on aidosti valmius. Kriittinen piste on kohta, jossa toteutusta aletaan luovuttaa asiakkaalle. Esimerkiksi testauksen aloitus tai loppukäyttäjäkoulutus. Jos ensimmäinen kosketus epäonnistuu, niin luottamus ratkaisuun romahtaa.
  • Projektin tiedottaminen kuntoon. Aktiivista ja totuudenmukaista tiedotusta.
  • Varaa aikaa johtamiselle. Kiire on tyhmin tekosyy olla tekemättä asioita kunnolla.

Meillä on alkamassa uusi kehitysprojekti. Mites voisimme onnistua?

Ennen kuin päätätte aloittaa uuden projektin, on hyvä analysoida, mihin ongelmiin edellisissä projekteissa törmättiin. Muista myös selvittää, mitkä asiat menivät tosi hyvin ja miksi.
Varaa Projektien johtamiseen riittävästi aikaa. Ajatustyöhön ja kanssakäymiseen pitää jäädä aikaa. On väärin olettaa, että jos vain lähettelet sähköposteja porukoille, niin se automaattisesti tarkoittaa sitä, että ko. hommat toteutetaan. ”Ihmeellistä, että Pekka ei ole tehnyt sitä. Mähän lähetin sille jo sähköpostin viime viikolla.”

Onnistu ERP-projektissasi

Me ProjectTOPissa autamme sinut onnistumaan projektissasi ammattitaitomme ja ohjelmistomme avulla. Olemme olleet mukana 200+ toiminnanohjausjärjestelmän kehitys-projektissa – meitä rautaisempia ammattilaisia et avuksesi löydä – meille onnistumisesi on kunnia-asia!

Jos sinulla on ERP-projekti kiikarissa, ole ehdottomasti yhteyksissä. Me olemme rentoja, mukavia kavereita joiden kanssa on helppo jutella :).

Jos ei ole vielä vakuuttunut, niin tutustu tarkemmin palveluihimme ja ohjelmistoomme.

Onnistuvia projekteja!

Suomen parhaat ERP-osaajat palveluksessasi

Suomen parhaat ERP-osaajat palveluksessasi!

Projektisi onnistuu helppokäyttöisen seuranta- ja testausohjelmiston ja ammattilaisten tuen avulla. 

Meillä on 200+ projektin kokemus Suomen haastavimmista ERP-hankkeista ja kanssamme on vieläpä helppo ja mukava toimia :).

Jos sinulla on ERP-projekti tulossa, ole ehdottomasti yhteyksissä, ja katsotaan, miten voimme auttaa!

Viimeisimmät artikkelit