IT-järjestelmien hankinta ja käyttöönotto toteutetaan perinteisesti palanen kerrallaan, ilman selkeää kytköstä vaiheiden välillä.
Tieto pirstoutuu ja tekee tilannekuvien rakentamisesta työlästä. Edellisessä vaiheessa tehtyä työtä ei hyödynnetä täysin seuraavassa vaiheessa.

ProjectTOPilla hallitaan hankinnan jokainen vaihe ideasta käyttöönottoon ja minimoidaan manuaalinen työ hyödyntäen projektin edellisen vaiheen tuotoksia.
Samalla saadaan reaaliaikainen tilannekuva projektin jokaisesta vaiheesta.

Projektin kaikki aktiviteetit määrittelyistä kehitykseen, testaukseen ja virheiden- ja muutoksenhallintaan hallinnoidaan ProjectTOPilla.
Rakenne konfiguroidaan teidän hankinta- ja projektinhallintaprosessiinne sopivaksi.

ProjectTOPin avulla teet aina laadukkaan hankintasuunnitelman, oli kyseessä sitten ERP, CRM, MES, PLM tai muu IT-hankinta. Hyödynnä valmiita pohjia tai käytä edellisiä hankintoja pohjina uusille projekteille. Varmistat, että IT-hankinnat tehdään hallintamallinne mukaisesti.

Kommunikoitte selkeästi, miten hankinta etenee ja ketä hankintaan osallistuu. Kun suunnittelu ja toteutus tehdään yhdellä ohjelmistolla, pysyy kokonaisuus hallinnassa.

Onnistuvan IT-hankinnan taustalla on laadukas vaatimusmäärittely. ProjectTOP on tehty vaatimusmäärittelyjen työkaluksi toisin kuin Excel. Voit unohtaa erilaisten taulukoiden ja kaavojen rakentamisen, ne ovat sisäänrakennettuja ominaisuuksia ProjectTOPissa.

Tekemällä vaatimusmäärittelyn ProjectTOPiin, luodaan rakenne, jonka avulla nähdään vaatimusten kattavuus. Eli se, onko kaikki olennainen huomioitu. Samalla luodaan pohja vaatimusten kirjoitukselle.

Teknisistä vaatimuksista tehdään oma kirjasto, josta valitaan kyseiseen hankintaan tarvittavat vaatimukset. Kaikkien hankintojen teknisten vaatimuksien toteutumista seurataan yhdestä näkymästä.

Suuremmissa hankkeissa vaatimusten kirjoittajia on useita. Hankintojakin voi olla käynnissä useita. Nykyaikaista ei ole se, että asiantuntijan pitää etsiskellä Excelin oikeaa välilehteä.

ProjectTOP luo prosessin, jonka avulla kirjoitetaan aidosti laadukas vaatimusmäärittely. Jokainen kirjoittaja löytää vastuullaan olevat vaatimukset helposti työlistaltaan. Vaatimuksia voidaan osoittaa ihmiseltä toiselle ja ratkaista niihin liittyviä avoimia asioita. Jokainen muutos ja kommentti jää talteen hyödynnettäviksi tulevissa vaiheissa.

Vaatimukselle voidaan kirjoittaa kattava kuvaus, esimerkiksi nykytilasta, tapahtumamääristä ja tavoitteista uudelle ratkaisulle. Laadukkaiden vaatimusten avulla mahdollistetaan uusien innovatiivisten ratkaisujen käyttöönotto.

Seuraat reaaliaikaisesti vaatimusten kirjoituksen edistymistä, ratkot avoimia asioita ja reagoit jos joidenkin vaatimusten kirjoittaminen ei etene.

Kun halutaan uudistaa toimintoja, on hyvä kartoittaa tarjolla olevat ratkaisut kattavasti.  ProjectTOPin avulla kartoitus tehdään laadukkaasti ja hyvin dokumentoidusti Kartoituksen tuloksia hyödynnetään tarjouskilpailussa.

Kartoituksessa kerätään toimittajilta kommentit ja ratkaisuehdotukset ProjectTOPin avulla. Toimittajat saavat linkin, jonka kautta he pääsevät näkemään vaatimukset ja voivat vastata niihin sekä esittää kysymyksiä ja kommentteja. Näihin kysymyksiin ja kommentteihin on helppo vastata ProjectTOPista ja keskustelut jäävät talteen tulevaisuutta varten.

Toimittajien vastauksia voidaan vertailla vaatimuksittain ja osa-alueittain ja suunnitella tuleva kilpailutus niiden pohjalta.

ProjectTOPin avulla kilpailutus suoritetaan laadukkaasti ja varmistetaan, että saatte optimaalisen ratkaisun parhaaseen hintaan.
Kun vaatimukset ovat valmiit, niistä luodaan automatiikalla tarjouspyynnön liitteet. Toimittajat antavat vastaukset suoraan ProjectTOPiin. Vastausten jättämistä ja tuloksia seurataan reaaliajassa.

Tuloksia voidaan vertailla monipuolisin mittaristoin, esimerkiksi vaatimuksittain, prosesseittain, osa-alueittain tai muilla teille relevanteilla mittareilla. Keskustelut jäävät talteen ja toimittajat voivat tarvittaessa tulostaa vastauksensa tarjouksen liitteeksi ProjectTOPista.

Sopimusvaiheen aikana tehdään suunnitelma toteutusprojektista. Jos sopimusvaiheeseen on valittu useampi ehdokas, voidaan luoda jokaiselle oma suunnitelma heidän vastauksiensa pohjalta.

ProjectTOPiin tehty projektisuunnitelma jatkuu saumattomasti toteutusprojektiin, ja kaikki edellisissä vaiheissa kasattu informaatio, vaatimusmäärittelystä lähtien, säilyy toteutusprojektin pohjana.

Toteutusprojektin onnistumisen edellytykset on luotu tekemällä vaatimusmäärittely, kilpailutus ja projektisuunnitelma ProjectTOPiin.
ProjectTOPin avulla hallinnoidaan kaikki toteutusprojektin aktiviteetit: vaatimusten validointi, käyttötapaukset, testitapaukset, havainnot, kehitysehdotukset, konversiot ja projektin muut tehtävät.

ProjectTOPilla hoidetaan myös käyttöönoton suunnittelu, käyttöönoton tuki ja projektin jälkeinen kehitystyö.

ProjectTOP integroituu halutessa helposti toimittajien järjestelmiin, kuten Jiraan ja DevOpsiin. Liittymä helpottaa merkittävästi yhteistyötä ja vähentää turhaa tekemistä kuten tuplakirjauksia. Liittymän avulla kommunikoidaan automaattisesti järjestelmien välillä esim. kehitysehdotusten ja virheenkirjausten osalta. Samalla saadaan yhteiset mittarit projektin edistymisen seurantaan.

Jos hankinnan liitteenä olevat vaatimukset hallinnoidaan Excelillä, on niiden toteutumisen arvioinnissa valtava työ. Tehdään manuaalista arviointia, mitkä vaatimukset voidaan hyväksyä ja mitä ei.

Kun hankinta ja toteutusprojekti hallinnoidaan ProjectTOPilla, nähdään vaatimusten toteutuminen reaaliaikaisesti. Kun vaatimukseen liittyvä toiminnallisuus on testattu ja bugit korjattu, ProjectTOP tekee automaattisesti ehdotuksen vaatimuksen hyväksynnästä. Voit auditoida vaatimuksen ja tehdä lopullisen hyväksynnän, vaikka näppärästi massatoiminnoilla.