Toimittaja raportoi valmiusasteen olevan 80%, testauspäällikkö 50%
Vaikeuksiin joutuneen projektin historiasta löytyy usein tilanne, jossa toimittajan puolelta on kerrottu toteutuksen olevan lähes valmis, mutta asiakas ei pääse aloittamaan testausta puuttuvien palasten takia. Tähän tilanteeseen ajautumiseen on monia syitä, tässä muutamia:
- Seurannan välineenä on Excel-taulukko, jonka arvot eivät perustu faktoihin, vaan mielipiteisiin. Tiukalle ohjausryhmälle on kiva viedä hyvää viestiä etenemisestä ja peitellä ongelmia.
- Raportoidaan sitä, mitä yksittäinen toimittaja on tehnyt – Ei sitä, mikä on asiakkaan ratkaisun valmiusaste. Yleensä toimittajan puolelta tehdään ensin perusta ja helpot asia, vaikeimmat asiat tulevat viimeisenä. Varsinkin, kun niiden määrittelykin valmistuu myöhässä
Onnistuvissa projekteissa prosessi tukee reaaliaikaista seurantaa
Jotta projektin etenemistä voidaan seurata, pitää prosessin ja välineiden tukea reaaliaikaista raportointia. Jos projektin etenemisen arviointi perustuu ihmisten tunteisiin ja haastatteluihin, raportti näyttää aina liian positiiviselta.
Alla kuvassa esimerkki ratkaisun toteutuksen ja systeemitestauksen prosessista, jonka edistymistä voi seurata reaaliajassa. Reaaliaikaisen raportoinnin objektina on testitapaukset. Toimittaja luovuttaa toteutuksen vapauttamalla asiakkaan kirjoittamat testitapaukset testattavaksi.
Reaaliaikaisen seurannan lisäksi tästä menetelmästä on muitakin hyötyjä:
- Testitapaukset tulevat kirjoitetuksi oikeassa aikaikkunassa
- Määrittelyjen laatu tulee testatuksi, koska toimittaja näkee jo toteutusvaiheessa, minkälaista ratkaisua asiakas odottaa saavansa
- Testauksen laatu paranee, kun turhat virheet jäävät kirjaamatta. Normaalisti jopa 40% systeemitestauksen virheistä johtuu siitä, että kyseinen toteutus ei ollutkaan valmis
Esimerkkiraportti valmiusasteesta, joka perustuu reaaliaikaiseen dataan
Alla olevassa kuvassa on ProjectTOP -kaavio yllämainitun prosessin seurannasta. Raportti päivittyy automaattisesti prosessin edetessä.
- Tiedetään, monenko testitapauksen kirjoittaminen on kesken (vaaleankeltaiset)
- Sinisestä palkista nähdään, mikä osa ratkaisusta on vielä toimittajilla työn alla
- Keltainen palkki kertoo, paljonko asiakkaalla on testattavaa
- Punainen paljastaa, paljonko testitapauksista on pysähtynyt virheeseen
- Vihreänä valmiit ja testatut toteutukset
Projektin Big Data
Projektin tilannetta pitää raportoida kokonaisuutena. Esimerkiksi pelkän toteutuksen edistymisen seuranta ilman muutospyyntöjen, raportoitujen virheiden ja avointen asioiden statusta antaa väärän tilannekuvan.
Jos data on pirstaleina Exceleissä, pöytäkirjoissa ja sähköposteissa, on luotettava raportointi mahdotonta. Mutta jos projektin kaikki aktiviteetit on hallittu nykyaikaisesti yhdellä alustalla, päätöksenteko voidaan perustaa faktoihin.
Alla kuva raportista, joka perustuu projektin Big Dataan. Tämän mahdollistaa se, että kaikki aktiviteetit hallinnoidaan yhdellä ohjelmistolla.
Toteutuksen ja systeemitestauksen reaaliaikainen seuranta
Kun projektin toteutusprosessi on kunnossa ja käytössä on raportointia tukeva työkalu, projektin reaaliaikainen johtaminen on helppoa. Jokaisen uuden aktiviteetin luominen tai valmiiksi kuittaaminen näkyy reaaliajassa projektin kojelaudalla.
Alla kuva projektin etenemisen seurannasta verrattuna projektin suunnitelmaan (ennuste).
